In sintesi: I regali aziendali di Natale che riescono bene si decidono tra agosto e settembre, non a novembre. Ecco il calendario a ritroso, gli errori che si ripetono ogni anno e le domande che conviene fare per iscritto a qualsiasi fornitore prima di firmare. Inclusa la domanda che quasi nessuno fa e che decide se il regalo verrà utilizzato o finirà in un cassetto.

Regali aziendali di Natale: perché si decidono ad agosto

Sappiamo cosa si prova a parlare di Natale con trentacinque gradi all'esterno. Fa pensare a quei negozi che espongono i torroni a settembre. Ma se sei tu a decidere i regali aziendali di Natale per la tua azienda, agosto e settembre sono i mesi in cui quella decisione è ancora nelle tue mani. A novembre non decidi più, scegli tra quello che è rimasto. La differenza tra questi due scenari non è il prezzo, è che nel primo puoi personalizzare, confrontare e richiedere un campione, mentre nel secondo devi accettare scadenze strette e stock disponibile. Questo articolo è il calendario a ritroso, gli errori che vediamo ripetersi ogni anno nelle conversazioni con le aziende e ciò che è bene avere per iscritto prima di approvare un ordine.

Il calendario a ritroso, l'unico che conta

La data che comanda non è Natale. È il giorno in cui vuoi avere le scatole in ufficio, e solitamente coincide con almeno una settimana prima della cena o dell'ultimo giorno lavorativo, perché bisogna distribuire, spedire al personale da remoto e mettere in conto che qualcosa arriverà in ritardo. Da lì, si calcola tutto a ritroso.

Prima della consegna c'è il trasporto. Prima del trasporto c'è la produzione e la personalizzazione, che è la parte che le persone sottovalutano sempre. Prima della personalizzazione c'è una prova che qualcuno deve approvare, e tale approvazione quasi mai è immediata perché coinvolge il marketing, la direzione e talvolta la persona che possiede l'ultima versione del logo. Prima della prova c'è una decisione su prodotto, quantità e budget. E prima ancora, la parte più lenta in assoluto nella maggior parte delle aziende: l'approvazione interna della spesa.

Quando sommi questa catena, agosto e settembre smettono di sembrare esagerati. Non è che la produzione richieda mesi. È che la catena ha cinque anelli e quattro sono interni alla tua azienda, non del fornitore. Dicembre è inoltre il mese in cui tutti i fornitori del settore lavorano a pieno regime contemporaneamente, quindi qualsiasi margine di manovra esistente a ottobre svanisce.

I quattro errori che si ripetono ogni anno

Il primo è iniziare dal prezzo unitario. È comprensibile, è il numero che bisogna giustificare internamente, ed è un numero che inganna. Un regalo da cinque euro che finisce in un cassetto costa cinque euro e non genera nulla. Un regalo da trenta euro che qualcuno usa quotidianamente per due anni ha un costo per giorno di utilizzo ridicolo e una presenza nella vita del dipendente che nessun cesto può eguagliare.

Il secondo è acquistare beni di consumo per default. Il cesto o il pacco gastronomico è l'opzione sicura e ha un problema strutturale: si consuma in una settimana e sparisce. Come decisione non è male se cerchi un pensiero cortese. Come investimento in cultura aziendale o in visibilità del marchio, evapora.

Il terzo è non chiedere cosa succede se l'ordine subisce ritardi. Nessuno lo chiede ad agosto e tutti se ne ricordano a dicembre. Avere una risposta chiara per iscritto non evita il ritardo, ma cambia completamente chi si assume il problema.

Il quarto è dimenticarsi del personale da remoto e delle filiali. Sempre più organici sono distribuiti sul territorio, e un ordine pensato per un unico ufficio diventa un piccolo inferno logistico quando bisogna spedire quaranta pacchi a indirizzi diversi. Questo si decide all'inizio, con il fornitore, non la settimana prima.

Ciò che conviene avere per iscritto

Non importa con chi lavori, noi inclusi. Queste sono le cinque cose che chiediamo di domandarci e che dovresti esigere da qualsiasi fornitore prima di approvare alcunché.

Sulle scadenze concrete bisogna essere onesti. Variano a seconda del prodotto, della tecnica di personalizzazione, della quantità e del periodo in cui si richiede. Chiunque ti fornisca un numero universale per telefono senza conoscere il tuo ordine ti sta dando una stima ottimistica. Richiedilo per iscritto e per il tuo caso specifico.

La domanda che quasi nessuno fa

Dopo queste cinque domande logistiche arriva quella che decide davvero il risultato: questo regalo sarà ancora in uso a marzo?

È una domanda scomoda perché non ha una risposta garantita e perché costringe a guardare lo storico. Quasi chiunque acquisti merchandising aziendale ha visto la scatola delle rimanenze dell'anno scorso in qualche magazzino. La nostra dichiarata ossessione per il prodotto B2B è proprio questa: dimostrare che una borraccia non finisce in un cassetto come accade per gran parte del merchandising promozionale. Per questo chiediamo alle aziende clienti, dopo trenta, novanta e centottanta giorni, che percentuale del loro team la stia ancora usando. Non abbiamo ancora un campione abbastanza ampio per pubblicare una percentuale e presentarla come dato di mercato, e quando l'avremo, la pubblicheremo esattamente com'è. Preferiamo dire questo piuttosto che inventarci una cifra accattivante.

Ciò che possiamo dirti è cosa permette a un prodotto di superare il "filtro di marzo": che sia qualcosa che la persona avrebbe acquistato per conto proprio, che il logo non la renda scomoda da usare fuori dall'ufficio e che funzioni davvero bene. Una borraccia che perde temperatura dopo tre ore viene abbandonata da sola, con o senza logo.

La parte sulla sostenibilità, senza prediche

Se nella tua azienda si redige un report di sostenibilità, un regalo aziendale può apportare qualcosa di concreto invece di una frase generica. Nel nostro caso, ogni borraccia finanzia circa 5,4 litri al mese di acqua potabile attraverso progetti di cattura della nebbia, e questo si scala in modo diretto. Un ordine di cento unità equivale a circa 540 litri al mese. Un ordine di cinquecento, circa 2.700 litri al mese. I progetti e i numeri sono presenti sulla nostra dashboard di impatto, aggiornati con foto e date, non come semplice promessa.

L'altro claim abituale del settore, quello sulle bottiglie di plastica evitate, lo usiamo con cautela. Ogni borraccia riutilizzabile ha il potenziale di evitare più di 150 bottiglie di plastica all'anno se sostituisce il consumo di acqua imbottigliata. Il potenziale, non la certezza, perché dipende completamente dalle abitudini pregresse di ogni persona. Quel calcolo presuppone una media di tre bottiglie monouso a settimana, secondo dati EPA del 2022, National Geographic del 2019 ed Earthday.org del 2023. Preferiamo spiegare il presupposto piuttosto che arrotondare la cifra verso l'alto. Come tutto ciò si integri in un report interno lo sviluppiamo in come trasformare azioni semplici in un report ESG.

Se hai ancora un mese davanti

Supponendo che tu stia leggendo questo testo ad agosto, hai margine per fare le cose nell'ordine corretto. Definisci quantità e budget approssimativo, decidi prima di tutto se includerai il personale da remoto, richiedi un campione fisico del prodotto che stai valutando e mettilo alla prova nella tua quotidianità per una settimana. Se dopo sette giorni la stai ancora usando, è un buon segno. Se la lasci in un cassetto, hai appena risparmiato alla tua azienda quattrocento unità destinate allo stesso destino.

Per ordini con personalizzazione, quantità e scadenze concrete, ne parliamo direttamente nella pagina dedicata alle aziende. E se vuoi vedere l'approccio stagionale che applichiamo in altri momenti dell'anno, ci sono i regali aziendali in estate, il welcome pack per le nuove assunzioni e i regali per eventi e fiere.

Scritto dal team di Fluye Bottle