Kortom: Goede zakelijke kerstgeschenken worden beslist tussen augustus en september, niet in november. Hier vind je de realistische terugwaartse planning, de fouten die elk jaar terugkeren en de vragen die je elke leverancier schriftelijk moet stellen voordat je een contract tekent. Inclusief de vraag die bijna niemand stelt, maar die bepaalt of het geschenk wordt gebruikt of in een lade belandt.

Zakelijke kerstgeschenken: waarom ze in augustus worden beslist

We weten hoe het klinkt om over Kerstmis te praten bij dertig graden op straat. Het doet denken aan die winkels die in september al de kerststol in de schappen hebben liggen. Maar als jij degene bent die over de zakelijke kerstgeschenken van jouw bedrijf gaat, dan zijn augustus en september de maanden waarin die beslissing nog in jouw handen ligt. In november beslis je niet meer, maar kies je uit wat er overblijft. Het verschil tussen die twee scenario's is niet de prijs; het is dat je in het eerste geval kunt personaliseren, vergelijken en een monster aanvragen, terwijl je in het tweede geval krap bemeten levertijden en de resterende voorraad moet accepteren. Dit artikel is de terugwaartse planning, een overzicht van de fouten die we elk jaar in gesprekken met bedrijven zien terugkeren, en wat je schriftelijk vastgelegd wilt hebben voordat je een bestelling goedkeurt.

De terugwaartse planning, die als enige telt

De datum die het ritme bepaalt, is niet Kerstmis zelf. Het is de dag waarop je de dozen op kantoor wilt hebben, en dat is meestal minstens een week vóór het kerstdiner of de laatste werkdag, omdat er verdeeld moet worden, pakketten naar thuiswerkers moeten worden verzonden en je rekening moet houden met eventuele vertragingen. Van daaruit wordt alles teruggerekend.

Vóór de levering vindt het transport plaats. Vóór het transport vindt de productie en personalisatie plaats, wat het onderdeel is dat mensen altijd onderschatten. Vóór de personalisatie is er een proefdruk die iemand moet goedkeuren, en die goedkeuring is bijna nooit onmiddellijk omdat er marketing, management en soms degene met de laatste versie van het logo bij betrokken is. Vóór de proefdruk is er de beslissing over product, aantal en budget. En vóór dat alles, in de meeste bedrijven het traagste proces van allemaal: de interne goedkeuring van de uitgaven.

Wanneer je die keten optelt, lijken augustus en september niet langer overdreven. Het is niet zo dat productie maanden duurt. Het is dat de keten vijf schakels heeft en vier daarvan zijn intern, niet die van de leverancier. December is bovendien de maand waarin alle leveranciers in de sector tegelijkertijd op volle capaciteit werken, dus elke speling die er in oktober nog was, verdwijnt dan.

De vier fouten die elk jaar terugkeren

De eerste is beginnen met de eenheidsprijs. Dat is begrijpelijk; het is het cijfer dat intern moet worden verantwoord, en het is een misleidend cijfer. Een cadeau van vijf euro dat in een lade belandt, kost vijf euro en levert niets op. Een geschenk van dertig euro dat iemand twee jaar lang dagelijks gebruikt, heeft een lachwekkende kostprijs per gebruiksdag en een aanwezigheid in het leven van de werknemer die geen enkele kerstmand kan evenaren.

De tweede is standaard kiezen voor verbruiksartikelen. De kerstmand of het pakket met etenswaren is de veilige optie, maar heeft een structureel probleem: het is binnen een week op en verdwijnt. Als beslissing is het niet slecht als je op zoek bent naar een hoffelijk gebaar. Maar als investering in bedrijfscultuur of merkzichtbaarheid verdampt het.

De derde is niet vragen wat er gebeurt als de bestelling vertraging oploopt. Niemand vraagt dit in augustus, maar iedereen herinnert het zich in december. Het hebben van een duidelijk schriftelijk antwoord voorkomt de vertraging niet, maar het verandert wel volledig wie het probleem moet oplossen.

De vierde is het vergeten van thuiswerkers en nevenvestigingen. Steeds meer teams werken verspreid, en een bestelling die voor één kantoor is bedoeld, wordt een logistieke hel als er veertig pakketten naar verschillende adressen moeten worden verzonden. Dat beslis je aan het begin, samen met de leverancier, niet een week van tevoren.

Wat je schriftelijk moet vastleggen

Het maakt niet uit met wie je werkt, inclusief wijzelf. Dit zijn de vijf dingen die we vragen of mensen ons stellen, en die je van elke leverancier zou moeten eisen voordat je ergens akkoord op geeft.

Wat betreft specifieke levertijden moet je eerlijk zijn. Ze variëren afhankelijk van het product, de personalisatietechniek, het aantal en de periode waarin je de vraag stelt. Iedereen die je aan de telefoon een universeel cijfer geeft zonder je bestelling te kennen, geeft je een optimistische schatting. Vraag het schriftelijk en specifiek voor jouw situatie.

De vraag die bijna niemand stelt

Na die vijf logistieke vragen komt de vraag die werkelijk het resultaat bepaalt: Wordt dit geschenk in maart nog steeds gebruikt?

Het is een ongemakkelijke vraag omdat er geen gegarandeerd antwoord op is en omdat het dwingt om naar het verleden te kijken. Bijna iedereen die bedrijfsmerchandising koopt, heeft wel eens de doos met restanten van vorig jaar in een magazijn zien staan. Onze expliciete obsessie met B2B-producten is precies dat: aantonen dat een fles niet in een lade belandt zoals zoveel promotionele merchandising. Daarom vragen we zakelijke klanten na dertig, negentig en honderdtachtig dagen welk percentage van hun team het nog steeds gebruikt. We hebben nog geen grote genoeg steekproef om een percentage te publiceren en dat als marktgegeven te presenteren, maar zodra we dat hebben, zullen we het publiceren zoals het is. We zeggen liever dat dan dat we een mooi cijfer verzinnen.

Wat we je wel kunnen vertellen, is wat ervoor zorgt dat een product de 'maart-test' doorstaat: het moet iets zijn dat de persoon uit zichzelf zou hebben gekocht, het logo mag het gebruik buiten kantoor niet ongemakkelijk maken, en het moet echt goed werken. Een fles die na drie uur zijn temperatuur verliest, wordt vanzelf in de steek gelaten, met of zonder logo.

Het aspect duurzaamheid, zonder preken

Als jouw bedrijf rapporteert over duurzaamheid, kan een zakelijk geschenk concreet bijdragen in plaats van slechts een algemene uitspraak. In ons geval financiert elke fles ongeveer 5,4 liter drinkwater per maand via mistvangprojecten, en dat schaalt direct mee. Een bestelling van honderd stuks betekent ongeveer 540 liter per maand. Een bestelling van vijfhonderd stuks, ongeveer 2.700 liter per maand. De projecten en cijfers staan op ons impact-dashboard, bijgewerkt met foto's en data, niet als belofte.

De andere veelgebruikte claim in de sector, die over het aantal vermeden plastic flessen, gebruiken we voorzichtig. Elke herbruikbare fles heeft het potentieel om meer dan 150 plastic flessen per jaar te vermijden als het de consumptie van flessenwater vervangt. Het potentieel, niet de zekerheid, want het hangt volledig af van de eerdere gewoontes van elk individu. Die berekening gaat uit van een gemiddelde van drie wegwerpflesjes per week, gebaseerd op gegevens van de EPA (2022), National Geographic (2019) en Earthday.org (2023). We leggen liever de aanname uit dan dat we het cijfer naar boven afronden. Hoe dit alles in een intern rapport past, hebben we uiteengezet in hoe je eenvoudige acties omzet in een ESG-rapport.

Als je nog een maand voor de boeg hebt

Ervan uitgaande dat je dit in augustus leest, heb je ruimte om de dingen in de juiste volgorde te doen. Bepaal het aantal en het geschatte budget, beslis eerst of je thuiswerkers erbij betrekt, vraag een fysiek monster aan van het product dat je overweegt en test het een week lang in je dagelijks leven. Als je het na zeven dagen nog steeds gebruikt, is dat een goed teken. Als je het in een lade legt, heb je je bedrijf zojuist vierhonderd stuks van hetzelfde lot bespaard.

Voor bestellingen met personalisatie, specifieke aantallen en levertijden bespreken we dit direct op de zakelijke pagina. En als je de seizoensgebonden aanpak wilt zien die we op andere momenten van het jaar toepassen, zijn er bedrijfsgeschenken in de zomer, het welkomstpakket voor nieuwe medewerkers en geschenken voor evenementen en beurzen.

Geschreven door het Fluye Bottle-team