Kort fortalt: De julegaver til virksomheder, der bliver en succes, besluttes i august og september, ikke i november. Her får du den omvendte tidsplan, de fejl, der gentages hvert år, og de spørgsmål, du bør stille enhver leverandør skriftligt, før du underskriver noget. Herunder det spørgsmål, som næsten ingen stiller, men som afgør, om gaven bliver brugt eller ender i en skuffe.

Julegaver til virksomheder: Hvorfor de bør besluttes i august

Vi ved godt, hvordan det lyder at tale om jul, når termometeret viser femogtredive grader udenfor. Det lyder som de butikker, der sætter julepynt frem i september. Men hvis det er dig, der beslutter virksomhedens julegaver, er august og september de måneder, hvor beslutningen stadig er din. I november beslutter du ikke længere – der vælger du blot ud fra det, der er tilbage. Forskellen på de to scenarier er ikke prisen, men at du i det første tilfælde kan tilpasse, sammenligne og bestille en prøve, mens du i det andet tilfælde må acceptere stramme tidsfrister og det lager, der nu engang er til rådighed. Denne artikel er den omvendte tidsplan, de fejl vi ser gentage sig hvert år i samtaler med virksomheder, og hvad du bør have på skrift, før du godkender en ordre.

Den omvendte tidsplan – den eneste, der betyder noget

Den dato, der styrer alt, er ikke selve julen. Det er den dag, hvor du vil have kasserne stående på kontoret, hvilket typisk er mindst en uge før julefrokosten eller den sidste arbejdsdag, fordi gaverne skal fordeles, sendes ud til medarbejdere på distancen, og fordi man skal tage højde for forsinkelser. Derfra regner man baglæns.

Før levering er der transport. Før transport er der produktion og personalisering, hvilket er den del, folk altid undervurderer. Før personaliseringen er der en prøve, som nogen skal godkende, og den godkendelse er sjældent øjeblikkelig, da den involverer marketing, en leder og nogle gange den person, der sidder med den nyeste version af logoet. Før prøven er der en beslutning om produkt, antal og budget. Og før det – den langsomste del i de fleste virksomheder – den interne godkendelse af udgiften.

Når du lægger hele kæden sammen, virker august og september pludselig ikke så overdrevne. Det er ikke fordi, produktionen tager måneder. Det er fordi, kæden har fem led, og de fire af dem er interne hos dig, ikke hos leverandøren. December er desuden måneden, hvor alle leverandører i branchen arbejder med fuld kapacitet på samme tid, så enhver tidsmæssig margen, der fandtes i oktober, forsvinder.

De fire fejl, der gentages hvert år

Den første er at starte med stykprisen. Det er forståeligt – det er det tal, der skal retfærdiggøres internt, men det er et tal, der snyder. En gave til fem euro, der ender i en skuffe, koster fem euro og skaber ingen værdi. En gave til tredive euro, som nogen bruger dagligt i to år, har en latterlig lav pris pr. brugsdag og en tilstedeværelse i medarbejderens liv, som ingen julekurv kan matche.

Den anden er at købe forbrugsvarer som standard. En julekurv eller madpakke er det sikre valg, men den har et strukturelt problem: Den bliver spist på en uge og forsvinder. Som beslutning er den fin, hvis du bare leder efter en høflig gestus. Som investering i virksomhedskultur eller brand-synlighed fordamper den.

Den tredje er ikke at spørge, hvad der sker, hvis ordren bliver forsinket. Ingen spørger om dette i august, og alle kommer i tanke om det i december. At få et klart svar på skrift forhindrer ikke forsinkelsen, men det ændrer fundamentalt, hvem der står med problemet.

Den fjerde er at glemme folk, der arbejder på distancen, og de forskellige afdelinger. Flere og flere medarbejdergrupper er spredt, og en ordre tænkt til ét kontor bliver et logistisk mareridt, når man skal sende fyrre pakker til forskellige adresser. Det skal besluttes i starten, sammen med leverandøren, ikke ugen før.

Hvad du bør have på skrift

Det er underordnet, hvem du arbejder med, os inklusiv. Her er de fem ting, vi beder folk om at spørge os om, og som du bør kræve af enhver leverandør, før du godkender noget.

Når det gælder konkrete tidsfrister, skal man være ærlig. De varierer afhængigt af produktet, personaliseringsteknikken, mængden og tidspunktet på året. Enhver, der giver dig et universelt tal over telefonen uden at kende din ordre, giver dig et optimistisk estimat. Bed om det på skrift og specifikt for dit tilfælde.

Spørgsmålet, som næsten ingen stiller

Efter de fem logistiske spørgsmål kommer det spørgsmål, der for alvor afgør resultatet: Vil denne gave stadig være i brug til marts?

Det er et ubehageligt spørgsmål, fordi der ikke er noget garanteret svar, og fordi det tvinger en til at kigge på historikken. Næsten alle, der køber virksomhedsgodter, har set kassen med restlager fra sidste år stå i et lagerrum. Vores erklærede besættelse af B2B-produkter er netop dette: at bevise, at en flaske ikke ender i en skuffe, ligesom så mange andre reklameartikler gør. Derfor spørger vi vores kundevirksomheder efter 30, 90 og 180 dage, hvor stor en procentdel af deres team, der stadig bruger produktet. Vi har endnu ikke et stort nok datagrundlag til at offentliggøre en procentdel som markedsdata, men når vi har, offentliggør vi det, præcis som det er. Vi foretrækker at sige det frem for at finde på et pænt tal.

Hvad vi derimod kan fortælle dig, er, hvad der gør, at et produkt klarer "marts-filteret": At det er noget, personen selv ville have købt, at logoet ikke gør det ubehageligt at bruge uden for kontoret, og at det rent faktisk fungerer godt. En flaske, der mister temperaturen efter tre timer, bliver forladt af sig selv – med eller uden logo.

Bæredygtighed uden prædikener

Hvis jeres virksomhed udarbejder bæredygtighedsrapporter, kan en firmagave bidrage med noget konkret i stedet for en generisk floskel. I vores tilfælde finansierer hver flaske cirka 5,4 liter drikkevand om måneden gennem tågeopsamlingsprojekter, og det skalerer direkte. En ordre på 100 enheder svarer til ca. 540 liter om måneden. En ordre på 500 enheder ca. 2.700 liter om måneden. Projekterne og tallene findes i vores impact-dashboard, opdateret med billeder og datoer – ikke bare som et løfte.

Den anden typiske påstand i branchen – om undgåede plastflasker – bruger vi med forsigtighed. Hver genanvendelig flaske har potentiale til at undgå over 150 plastflasker om året, hvis den erstatter forbruget af købt vand. Potentiale, ikke en sikkerhed, da det afhænger fuldstændigt af personens tidligere vaner. Den beregning antager et gennemsnit på tre engangsflasker om ugen, baseret på data fra EPA (2022), National Geographic (2019) og Earthday.org (2023). Vi foretrækker at forklare forudsætningen frem for at runde tallet opad. Hvordan alt dette passer ind i en intern rapport, har vi beskrevet i hvordan man omdanner simple handlinger til en ESG-rapport.

Hvis du har en måned tilbage

Hvis vi antager, at du læser dette i august, har du stadig plads til at gøre tingene i den rigtige rækkefølge. Definer antal og ca. budget, beslut dig for, om du vil inkludere medarbejdere på distancen, bed om en fysisk prøve af det produkt, du overvejer, og test det i din hverdag i en uge. Hvis du stadig bruger det efter syv dage, er det et godt tegn. Hvis du lader det ligge i en skuffe, har du lige sparet din virksomhed for 400 enheder af samme skæbne.

For ordrer med personalisering, specifikke mængder og tidsfrister kan vi tale direkte sammen på virksomhedssiden. Og hvis du vil se den sæsonbetonede tilgang, vi anvender på andre tidspunkter af året, finder du her firmagaver til sommeren, velkomstpakker til nye medarbejdere og gaver til events og messer.

Skrevet af Fluye Bottle-teamet