Em resumo: Os presentes corporativos de Natal que correm bem decidem-se entre agosto e setembro, não em novembro. Aqui tem o calendário real feito ao contrário, os erros que se repetem todos os anos e as perguntas que convém colocar por escrito a qualquer fornecedor antes de assinar. Incluída a pergunta que quase ninguém faz e que decide se o presente é usado ou guardado numa gaveta.

Presentes corporativos de Natal: por que se decidem em agosto

Sabemos como soa falar de Natal com trinta e cinco graus na rua. Soa àquelas lojas que colocam as amêndoas e os doces natalícios em setembro. Mas se é você quem decide os presentes corporativos de Natal da sua empresa, agosto e setembro são os meses em que essa decisão ainda é sua. Em novembro já não decide, escolhe entre o que resta. A diferença entre esses dois cenários não é o preço, é que no primeiro pode personalizar, comparar e pedir uma amostra, e no segundo aceita prazos apertados e stock disponível. Este artigo é o calendário feito ao contrário, os erros que vemos repetir-se todos os anos nas conversas com empresas e o que convém ter por escrito antes de aprovar uma encomenda.

O calendário feito ao contrário, que é o único que importa

A data que manda não é o Natal. É o dia em que quer ter as caixas no escritório, e essa data costuma ser, pelo menos, uma semana antes do jantar ou do último dia de trabalho, porque é preciso distribuir, enviar às pessoas em regime remoto e contar com a possibilidade de algo chegar atrasado. A partir daí, tudo se calcula ao contrário.

Antes da entrega há o transporte. Antes do transporte há a produção e personalização, que é a parte que as pessoas subestimam sempre. Antes da personalização há uma prova que alguém tem de aprovar, e essa aprovação quase nunca é imediata porque envolve o marketing, alguém da direção e, por vezes, a pessoa que tem a última versão do logótipo. Antes da prova há uma decisão de produto, quantidade e orçamento. E antes disso, a parte mais lenta de todas na maioria das empresas, a aprovação interna da despesa.

Quando soma essa cadeia, agosto e setembro deixam de parecer exagerados. Não é que a produção demore meses. É que a cadeia tem cinco elos e quatro são internos seus, não do fornecedor. Dezembro é, além disso, o mês em que todos os fornecedores do setor trabalham à capacidade máxima ao mesmo tempo, pelo que qualquer folga que existisse em outubro desaparece.

Os quatro erros que se repetem todos os anos

O primeiro é começar pelo preço unitário. É compreensível, é o número que tem de justificar internamente, e é um número que engana. Um presente de cinco euros que acaba numa gaveta custa cinco euros e não gera nada. Um presente de trinta que alguém usa diariamente durante dois anos tem um custo por dia de uso ridículo e uma presença na vida do colaborador que nenhum cabaz iguala.

O segundo é comprar consumíveis por defeito. O cabaz ou o lote gastronómico é a opção segura e tem um problema estrutural: consome-se numa semana e desaparece. Como decisão não é má se o que procura é um detalhe cortês. Como investimento em cultura interna ou em visibilidade de marca, evapora-se.

O terceiro é não perguntar o que acontece se a encomenda se atrasar. Ninguém pergunta isto em agosto e toda a gente lembra-se em dezembro. O facto de existir uma resposta clara por escrito não evita o atraso, mas muda completamente quem assume o problema.

O quarto é esquecer as pessoas em regime remoto e as delegações. Cada vez mais equipas estão dispersas, e uma encomenda pensada para um único escritório converte-se num pequeno inferno logístico quando é preciso enviar quarenta pacotes para moradas diferentes. Isso decide-se no início, com o fornecedor, não na semana anterior.

O que convém ter por escrito

Não importa com quem trabalhe, nós incluídos. Estas são as cinco coisas que pedimos que nos perguntem e que deveria exigir a qualquer fornecedor antes de aprovar o que quer que seja.

Sobre prazos concretos, há que ser honesto. Variam consoante o produto, a técnica de personalização, a quantidade e a época em que pergunta. Qualquer pessoa que lhe dê um número universal por telefone sem conhecer a sua encomenda está a dar-lhe uma estimativa otimista. Peça por escrito e para o seu caso.

A pergunta que quase ninguém faz

Depois dessas cinco perguntas logísticas vem a que realmente decide o resultado. Este presente vai continuar a ser usado em março?

É uma pergunta incómoda porque não tem resposta garantida e porque obriga a olhar para o histórico. Quase toda a gente que compra merchandising corporativo já viu a caixa de sobras do ano passado num qualquer armazém. A nossa obsessão declarada com o produto B2B é precisamente essa: demonstrar que uma garrafa não acaba numa gaveta como acaba tanto merchandising promocional. Por isso, perguntamos às empresas clientes, aos trinta, noventa e cento e oitenta dias, que percentagem da sua equipa a continua a usar. Ainda não temos uma amostra suficientemente grande para publicar uma percentagem e apresentá-la como dado de mercado, e quando a tivermos, publicá-la-emos tal como sair. Preferimos dizer isso a inventar um número bonito.

O que sim podemos dizer-lhe é o que faz com que um produto passe o filtro de março. Que seja algo que a pessoa teria comprado por sua própria iniciativa, que o logótipo não o torne incómodo de usar fora do escritório e que funcione realmente bem. Uma garrafa que perde a temperatura ao fim de três horas é abandonada sozinha, com logótipo ou sem ele.

A parte da sustentabilidade, sem sermão

Se na sua empresa existe um relatório de sustentabilidade, um presente corporativo pode contribuir com algo concreto em vez de uma frase genérica. No nosso caso, cada garrafa financia aproximadamente 5,4 litros por mês de água potável através de projetos de redes de neblina, e isso escala de forma direta. Uma encomenda de cem unidades são cerca de 540 litros por mês. Uma encomenda de quinhentas, cerca de 2.700 litros por mês. Os projetos e os números estão no nosso dashboard de impacto, atualizados com fotos e datas, não como promessa.

O outro claim habitual do setor, o das garrafas de plástico evitadas, usamos com cuidado. Cada garrafa reutilizável tem o potencial de evitar mais de 150 garrafas de plástico por ano se substituir o consumo de água engarrafada. O potencial, não a certeza, porque depende completamente dos hábitos prévios de cada pessoa. Esse cálculo assume uma média de três garrafas descartáveis por semana, segundo dados da EPA de 2022, National Geographic de 2019 e Earthday.org de 2023. Preferimos explicar o pressuposto a arredondar o número para cima. Como tudo isto se enquadra num relatório interno, desenvolvemo-lo em como converter ações simples num relatório ESG.

Se lhe resta um mês pela frente

Supondo que está a ler isto em agosto, tem margem para fazer as coisas pela ordem correta. Defina a quantidade e o orçamento aproximado, decida antes de mais nada se vai incluir as pessoas em regime remoto, peça uma amostra física do produto que está a considerar e ponha-o à prova no seu dia a dia durante uma semana. Se ao fim de sete dias o continuar a usar, é um bom sinal. Se o deixar numa gaveta, acabou de poupar à sua empresa quatrocentas unidades do mesmo destino.

Para encomendas com personalização, quantidades e prazos concretos, falamos diretamente na página de empresas. E se quiser ver a abordagem sazonal que aplicamos noutros momentos do ano, estão os presentes de empresa no verão, o welcome pack para novas contratações e os presentes para eventos e feiras.

Escrito pela equipa da Fluye Bottle